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Les services financiers et l'agent comptable de cette importante université (25 000 étudiants, 15 000 auditeurs, 200 labos de recherche…) étaient dans l'incapacité d'arrêter les comptes dans des conditions de fiabilité compatibles avec les normes comptables des établissements publics (normes M9.3). La mise en place d'un nouveau progiciel de gestion (NaBuCo), sans refonte des procédures administratives amont et aval avait gravement perturbé le mode de comptabilisation des opérations pluriannuelles et des conventions . En outre la procédure de report L'établissement , afin de valoriser ses travaux de recherche participait à l'expérimentation de la mise en place d'une structure ad -hoc, le SAIC (Services des Activités Industrielles et Commerciales). Un audit flash a permis d'évaluer, sur une base statistique, le montant des régularisations à opérer pour rétablir une situation patrimoniales réaliste . Compte tenu de l'importance des enjeux financiers une étude a été menée pour optimiser les procédures et utiliser au mieux certaines fonctionnalités de l'outil existant (NaBuCo). Au terme de cette étude il est apparu qu'il était nécessaire de mettre en place un outil de gestion d'affaires pour à la fois gérer les contrats pluriannuels et les opérations réalisées dans le cadre du SAIC. Un cahier des charges a été rédigé. Un appel d'offres a été lancé. La solution choisie a été implémentée en parallèle à une refonte de l'ensemble des processus de gestion impactés. L'ensemble de l'opération qui s'est déroulée sur une durée de près de 2 années a nécessité la mise en œuvre d'une démarche participative d'accompagnement du changement notamment pour obtenir l'adhésion des Directeurs de composantes et des responsables de laboratoires de recherche. |
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Un cut-off à parties troubles |
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Les dangers de la mise en place d'un nouvel outil sans refonte des processus |
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